Ngiket ngruket triloka kakukut,
Jagad agung ginulung lan jagad alit,
Den kendel kumandel kulup,
Mring kilaping alam kono
Profesiku adalah manajer IT di sebuah perusahaan nasional, bidang impor makanan, yang berpusat di jakarta dan memiliki cabang di beberapa ibukota propinsi. Sebagai manajer IT, aku harus memastikan bahwa setiap proyek, dapat diselesaikan dengan sukses sesuai target yang disepakati baik baik biaya, mutu dan waktunya.
Agar sukses, proyek harus dipersiapkan (rukti - persiapan) dengan baik, didefinisikan apa kebutuhan dan indikator kinerja yang ingin dicapai. Pada tahap persiapan, perlu adanya kick of meeting untuk mengumumkan ke seluruh pemangku kepentingan (project stakeholder) bahwa proyek telah dimulai.
Setelah tahap persiapan, seorang project manager bersama project stakeholder lain, membuat perencanaan dengan mulai memformulasikan secara jelas tujuan strategis serta ukuran keberhasilan dari proyek yang akan dilaksanakan (ngangkah - mendefinisikan tujuan/tindakan), dalam bahasa di iklan nya ‘ku tahu yang kumau’. Seperti contoh dalam mengembangkan Food Supply Chain Management System berbasis SAP Business One, kita perlu menyerap aspirasi seluruh pemangku kepentingan baik dari bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian piutang, bagian akuntansi dan lainnya. Kebutuhan harus mampu dituangkan secara tertulis ke dalam cetak biru sistem (system blue print).
Cetak biru sistem akan dijadikan acuan untuk merencanakan pengadaan (ngukut - mengambil / adopsi) sumber daya yang dibutuhkan. Seperti berapa man-days yang dibutuhkan untuk pengembangan dan penyesuaian perangkat lunak SAP Bussiness One agar sesuai dengan kebutuhan. Rencana pembelian dan konfigurasi infrastruktur perangkat keras server, jaringan lokal, printer maupun peralatan pendukung lain yang dibutuhkan. Data awal sistem (opening balance) yang perlu dipersiapkan. Terakhir, mengidentifikasi personil dari setiap bagian yang akan berperan mengevaluasi prototype apakah sudah cocok dengan bisnis proses yang berlaku (business owner), melatih staf yang akan berperan sebagai pengguna langsung sistem (key person), serta staf yang akan berperan sebagai administrator sistem.
Pertemuan rutin dengan para pemangku kepentingan, sangat perlu dilaksanakan dalam rangka membangun kesepahaman, dan mengatasi permasalahan yang muncul saat pelaksanaan. Sosialisasi terkait apa yang dikerjakan akan memperkuat ikatan komunikasi antar personil (ngiket - mengikat). Ingatlah banyak proyek gagal, karena gagal dalam komunikasi.
Personil yang memahami apa yang menjadi tujuan proyek, akan termotivasi dalam bekerja keras, untuk menyelesaikan bagian yang menjadi tugas pokok dan fungsi (ngruket - diarahkan untuk bekerja keras). Sehingga tiga unsur utama proyek dapat tersedia (triloka kakukut) yakni knowhow (jnana) - pengetahuan tentang cara proyek diselesaikan, kendali (wirya) - kekuasaan untuk melakukan perubahan terhadap sistem yang bekerja saat ini, serta terakhir sumber daya (artha) yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahapan.
Tahapan perencanaan (mental creation) menghasilkan desain awal produk berupa prototype perangkat lunak yang nantinya akan diimplementasi ke seluruh bagian yang letaknya terpisah secara geografis. Prototype ini perlu di test, sehingga dapat dipastikan sudah berfungsi seperti yang dikehendaki. Layaknya sebuah gedung 17 lantai, harus di ‘gulung’ terlebih dahulu menjadi beberapa lembar kertas untuk mempermudah proses konfirmasi apakah rencana yang disusun sudah bisa mewakili apa yang dimaksud oleh pemangku kepentingan (jagad agung ginulung lan jagad alit - jagad agung digulung menjadi jagad kecil - membuat mock-up atau prototype).
Setelah prototype dikonfirmasi kebenarannya, maka dimulailah tahap eksekusi rencana yang dalam pelaksanaan memerlukan keberanian untuk melangkah dan berinovasi untuk mengatasi berbagai resiko dan penanggulangannya (kendel kumandel - keberanian, ketabahan).
Sehingga pada akhirnya tiba pada tahap penyelesaian dimana, tujuan bersama dengan gemilang dapat tercapai (mring kilaping alam kono) yaitu Food Supply Chain Management dapat terimplementasi untuk meningkatkan kecepatan layanan bisnis perusahaan yang menjadi kunci pembeda dengan perusahaan pesaing.
Tembang ini mengajarkan bagaimana tahapan manajemen proyek mulai persiapan, perencanaan, pengendalian, pelaksanaan dan penyelesaian.
Bukankah tembang gambuh serat Wedhatama di atas, yang tercipta ratusan tahun lalu, mirip dengan project cycle dari Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) yang disusun oleh Project Management Institute ?
ReferensI
- www.pmi.org
- https://catatanwongndeso.wordpress.com/2014/03/13/serat-wedhatama-part-iv/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar