#008 Murah, Tapi Tidak Murahan

Hari ini aku ingin menulis tentang pekerjaan. Barangkali tulisan ini berguna, buat putriku yang saat ini kuliah di jurusan manajemen, untuk memberi gambaran ringkas tentang bisnis distribusi pangan.
---
Perusahaan tempatku bekerja, fokus dibidang distribusi pangan (food specialist), berupa daging, ikan laut, kentang, makanan olahan dan aneka bumbu, yang berasal dari pemasok dalam maupun luar negeri. Dari luar negeri seperti australia, amerika serikat, selandia baru, jepang, kebanyakan produknya daging. Pemasok dari eropa, kebanyakan produknya ikan seperti salmon, namun ada juga bahan roti, keju dan bumbu-bumbu masakan. Produk-produk tersebut dijual kepada pelanggan yang dapat dikelompokkan sebagai horeka (hotel restoran dan katering) dan retail (supermarket seperti farmer market, hero dan lain-lain).

Perusahaan dalam melaksanakan perannya, sangat memperhatikan keamanan pangan (food safety), kualitas pangan (food quality) dan kesinambungan pasokan (sustainability). Untuk itu diterapkan ISO 22000 dengan sangat disiplin. Mengacu pada food safety and quality, proses penyimpanan dan transportasi bahan pangan dilakukan dengan pengendalian suhu yang ketat. Gudang persediaan ruangannya dikelompokkan menjadi Frozen (-18C), Chilled (-4C) dan Dry (16C). Armada pengangkut barang pun dilengkapi dengan pengendali suhu yang selalu dimonitor.

Untuk mendistrubsikan produk ke seluruh Indonesia, maka perusahaan merancang jaringan distribusi (distribution network) yang dilengkapi gudang berpendingan di beberapa ibukota propinsi. Perusahaan juga sangat memperhatikan armada angkutan (transportation management), karena berbeda dengan produk lain, bahan pangan bersifat mudah rusak, sehingga armada dilengkapi dengan teknologi pengendali suhu yang ketat. Armada ini akan mengantarkan barang dagangan baik ke distribution center maupun ke pelanggan.

Pusat distribusi dilengkapi dengan perangkat lunak untuk mendukung manajemen rantai pasokan makanan (distribution management) baik aspek pembelian, penyimpanan persediaan, penjualan dan pencatatan keuangan.

PEMBELIAN

Pembelian barang dilakukan dengan vendor lokal atau vendor luar negeri, karena itu diperhatikan aspek multi currency. Mata uang pembelian lokal menggunakan rupiah (IDR), sedangkan vendor luar negeri menggunakan mata uang Dollar Australia (AUD), USD, SGD, ataupun EUR dengan kurs yang fluktuatif dan harus diinput secara periodik.

Impor produk pangan, misalnya daging, bisa dilakukan jika telah mengurus ijin kuota baik dari dinas peternakan propinsi, departemen pertanian maupun perdagangan. Terkait dengan import, selain harga produknya sendiri, tentu harus diperhatikan Landed Cost yang mencakup Bea Masuk, PPH 22 ataupun Ongkos Kirim, sehingga mendapatkan HPP produk yang tepat.

Bagian purchasing terdiri dari beberapa staf dan seorang manager. Agar efektif, seorang staf menangani beberapa vendor baik luar maupun dalam negeri. Jika persediaan menipis, maka manajer meminta staf untuk berkomunikasi dengan vendor untuk pembelian produk. Staf menginput ke dalam sistem draft Purchase Order / PO (Request for Quotation). Data pembelian lalu di mintakan persetujuan ke manajer yang bertugas meng-approved draft PO tersebut sehingga menjadi PO. Untuk itu sistem menyediakan fasilitas persetujuan berjenjang (level of approval).

Pada saat input data, petugas harus memperhatikan varian yang ada (Product Variant). Misalkan susu 200 ml, bisa terdiri dari rasa coklat, vanila, atau strowberi, yang terkadang antar varian, memiliki harga yang berbeda. Selain varian, bagian purchasing, juga harus memperhatikan satuan karena terkadang berbeda dengan satuan yang kita gunakan (unit of measure). Seperti contoh produk dari USA menggunakan satuan LBS sedangkan kita kilogram.

Petugas harus memperhatikan tujuan pengiriman barang, karena dalam beberapa kasus, vendor diminta mengirimkan barang langsung ke distribution center, tanpa harus melalui gudang (dropship). Proses penerimaan barang, dilakukan di distribution center ataupun pelanggan.

Selain persediaan barang dagangan, perusahaan juga melakukan pembelian peralatan kantor, furniture, mesin-mesin, ATK dan persediaan habis pakai lainnya. Dalam pembelian terkadang diperlukan proses lelang dengan meminta penawaran harga dari beberapa supplier yang berbeda (Purchase Tender). Selain itu, terdapat juga pembelian dengan cara kontrak, di mana perjanjian pembelian dilakukan di awal, lalu pengiriman barang dilakukan secara bertahap dengan harga yang telah ditetapkan di depan (Purchase Agreement).

Khusus untuk pembelian barang-barang habis pakai, perlu dicatat bagian yang meminta pembelian barang-barang tersebut. Agar bisa dikelompokkan seperti itu maka perlu diinput data Purchase Analytic Account, yang akan berfungsi mengelompokkan pembelian berdasarkan bagian-bagian yang meminta pembelian tersebut.

Proses pembelian dimulai dari pembuatan draft purchase order atau request for quotation, lalu setelah disetujui, maka dikonversi menajadi Purchase Order untuk dikirim ke vendor. Sesuai schedule ditetapkan, vendor akan mengirim pesanan dan diterima oleh bagian gudang yang akan melakukan pengecekan dan membuat catatan penerimaan barang (receiving report), dan menempatkan barang di lokasi gudang yang ditetapkan.

Ada beberapa kasus, sebelum barang dikirim, vendor meminta uang muka. Selain mengirim barang, vendor mengirim tagihan (vendor bill) mengacu pada PO yang dikirim. Pembayaran tagihan bisa beberapa bulan menggunakan mata uang sesuai perjanjian dengan vendor. Satu PO, bisa diselesaikan dengan satu atau lebih pembayaran. Dan pembayaran ke vendor tertentu, bisa juga untuk melunasi satu atau lebih PO.

PERSEDIAAN

Persediaan barang dagangan disimpan dibeberapa gudang yang berjauhan secara geografis (Multiple warehouse). Satu gudang terdiri dari beberapa ruangan yang bisa dikelompokkan menjadi frozen, chilled dan dry. Setiap ruangan terdiri dari rak dengan beberapa kolom dan tinggi hampir 7 meter. Di tempat itulah barang disimpan dengan menggunakan palet yang bisa muat beberapa kemasan (multiple location).

Ketika barang datang, satu kontainer bisa terdiri dari beberapa kelompok tanggal kedaularsa (expiration date), kemasan dengan tanggal kedaluarsa yang sama (lot / batch). Lot yang sama ditempatkan dengan kemasan (palet) untuk memudahkan pengambilan kembali, untuk memudahkan penerapan prinsip FEFO (First Expired First Out) saat pengeluaran barang. Satu kontainer, bisa memuat beberapa box daging dengan berat yang bervariasi. Agar lebih tepat dan akurat, maka petugas bongkar muat dilengkapi dengan alat pembaca barcode, sehingga proses hitung jumlah dan berat bisa dilakukan otomatis.

Rute tahapan penerimaan barang, diatur sesuai keperluan (routes). namun umumnya satu tahap, setelah di cek langsung ditempatkan di lokasi yang diinginkan. Namun ada juga yang perlu dua tahap, yaitu masuk area input lalu tahap berikutnya transfer ke rak yang ditentukan. Sedangkan barang-barang yang perlu tiga tahap yaitu bongkar di areal input, setelah itu pindah ke areal quality assurance dan terakhir pindah ke rak.

PENJUALAN

Para wiraniaga dikelompokkan menjadi horeka, retail dan pastry. Masing-masing kelompok dipimpin seorang manajer dan terdiri dari beberapa sales. Satu sales menangani satu atau lebih pelanggan. Untuk meningkatkan penjualan, salesman bisa memberikan harga khusus (special price) bagi pelanggan nya, mengacu dari daftar harga (price list) dengan diskon, margin dan pembulatan.

Untuk pengiriman luar kota, maka dimungkinkan untuk diterapkan ongkos tambahan untuk pengiriman (shipping cost). Untuk alamat perlu dipisahkan antara alamat perusahaan, alamat tagihan dan alamat pengiriman, contoh perusahaan restoran cepat saji (quick service restaurant), bisa memiliki beberapa outlet yang tersebar. Pesanan dilakukan oleh pusat, untuk dikirim ke outlet tertentu, dan alamat tagihan bisa dikirim ke alamat yang berbeda.

Pesanan pelanggan biasanya datang berulang-ulang, karena pada hakikatnya mereka tidak memiliki tempat simpan berpendingan dengan kapasitas besar. Bisa saja kontrak pembelian dilakukan di awal dengan harga dan komitmen kuantitas tertentu, lalu barang diambil secara bertahap.

KEUANGAN DAN AKUNTING

Untuk mencatat berbagai transaksi yang muncul, baik terkait dengan hutang karena pembelian, penambahan persediaan, piutang karena pembelian atau pencatatan biaya-biaya lainnya, perusahaan memiliki Chart Of Account yang terdiri dari berbagai rekening untuk mencatat aset, hutang, modal, penjualan, biaya dan lain-lain.

Untuk memisahkan transaksi untuk pusat-pusat biaya, maka diinput analytic account di transaksi terkait. Pencatatan fixed asset juga dilakukan untuk memudahkan melakukan penghitungan depresiasi.

Pajak bisa dikelompokkan berdasarkan penjualan atau pembelian. Juga bisa diatur jenisnya apakah PPn, PPh dan lain-lain. Transaksi pembuatan PO ataupun Sales Order, akan langsung mengupdate pajak yang dikenakan dari setiap transaksi.

Laporan-laporan terkait akunting yang biasa diperlukan antara lain buku besar (general ledger), neraca percobaan (trial balance), neraca (balance sheet), laba rugi (profit loss), Jurnal pembelian dan penjualan, piutang pelanggan, hutang vendor dan laporan keuangan lainnya.

SISTEM

Kegiatan distribution network, distribution management dan transportation management, memerlukan sistem untuk mendukung setiap proses dalam manajemen rantai pasokan makanan ini (food supply chain management).

Dengan melihat kegiatan operasional perusahaan yang memiliki banyak distribution center di seluruh indonesia, maka sistem harus bisa menangani beberapa perusahaan sejenis (multi company) yang tersebar berjauhan secara geografis. Karena itu, sistem harus bisa memanfaatkan infrastruktur internet sehingga pusat data dan aplikasi ada di jakarta, sedangkan data input bisa dilakukan dari distribution center di cabang.

Sistem untuk mendukung tersebut terdiri dari beberapa komponen :

• Teknologi pusat data : dengan sistem operasi linux (ubuntu), webserver (apache), database management (postgres) dan bahasa pemrograman internet (python).
• Perangkat lunak : untuk bisa mendukung manajemen rantai pasokan makanan digunakan perangkat lunak OpenERP (Odoo Community) versi 10 dengan modul standar Purchase Management, Inventory, Sales, Accounting & Finance dan Fleet Management.
• Fasilitas Pendukung : fasilitas pendukung yang harus ada adalah koneksi internet berkecepatan tinggi (Contoh Telkom speedy minimum 15 MB), komputer dilengkapi dengan browser, printer dan alat pendukung lainnya.
• Data : agar sistem bisa langsung digunakan, maka perlu disediakan data awal untuk di import ke dalam sistem seperti chart of account, data produk, data pelanggan, data pemasok, saldo awal persediaan, saldo awal hutang, saldo awal piutang dan saldo awal neraca..
• Personil : perlu dibagi personil untuk melaksanakan prosedur-prosedur yang membentuk jaringan kerja seperti personil bagian pembelian, penerimaan barang, penyimpanan di gudang, penjualan, akunting dan lain-lain. Seluruh personil yang akan menginput ke dalam sistem, harus dilatih sehingga memiliki kompetensi dan komitmen yang cukup untuk bekerja.

OpenERP / Odoo Community versi 10 ini bersifat open source. Jika dibandingkan dengan SAP Business One yang lisensinya berharga 30 sd 45 juta, dengan biaya konsultan untuk implementasinya ratusan juta untuk setiap perusahaan, maka lisensi odoo bersifat gratis. Karena itu, untuk perusahaan distribution center yang baru, seperti balikpapan, palembang, lombok dan medan, digunakan Odoo Communit versi 10. 

Walau Odoo murah, namun tidak murahan, karena berisi modul-modul yang dirancang sesuai kebutuhan kita. Namun ingat, setiap perusahaan memiliki 'gaya' tersendiri, karena itu, implementor harus mampu mengarahkan pengguna agar bekerja seperti cara kerja Odoo. Implementor harus meminimalkan kegiatan modifikasi atau membuat Add On baru. Namun jika itu terjadi, odoo memberi peluang karena sifatnya open source (kode sumber) tersedia untuk dimodifikasi.

---oOo---

#007 Gambar Sebab Musabab

Ketidak tahuan, aneka perbuatan, kesadaran, jasmani-rohani, panca indra, kontak, kesan, nafsu, kemelekatan, proses menjadi, lahir, kerusakan

Hari ini, aku minta tolong ke putriku, dia sedang kuliah di seni rupa dan desain. Jika ada waktu luang, untuk membuat sebuah lukisan. Selembar lukisan dengan 12 topik yang disebar di area bersebelahan yaitu :

1. Di areal pertama, gambarlah seorang pria buta yang berdiri dengan tongkatnya. Tunanetra itu tampak kebingungan menentukan arah.  Terdapat beberapa tonggak arah di hadapannya. Buat tulisan kecil ‘avija’ disamping pria buta. Gambar ini adalah perlambangan diri kita yang buta, dan dalam kegelapan bathin, ketidak tahuan, dan kebodohan, kita bagaikan sang tunanetra yang bingung arah mana yang harus dituju.
2. Di areal kedua, gambarlah seorang pembuat periuk yang sedang membuat dengan tanah liat. Di sekelilingnya ada periuk yang sudah dibuat, masih utuh, ada yang besar, kecil, ada yang sudah pecah. Buat tulisan kecil ‘sankhara’ di dekat priuk besar. Akibat ketidak tahuan atau kebodohan dalam melakukan pekerjaan, maka kita berulang-ulang menghasilkan kesalahan.
3. Di areal ketiga, gambarlah seekor kera, yang sedang meloncat dari satu pohon yang kering ke pohon lain yang rimbun dan banyak buah. Buat tulisan kecil ‘vinnana’ di dekat pohon yang rimbun. Ini mewakili timbulnya kesadaran untuk melakukan perubahan.
4. Di areal keempat, buatlah sepasang muda mudi yang duduk dalam perahu sedang mendayung berssama. Buat tulisan kecil ‘nama-rupa’ di perahu. Ini menggambarkan bahwa kesadaran untuk mencapai pelabuhan tujuan harus dibarengi upaya kerjasama harmonis dari jiwa raga untuk mengarungi samudra tantangan kehidupan.
5. Di areal kelima, buatlah gambar dengan 5 jendela dan satu pintu sebagai lambang dari panca indra dan satu pikiran. Buat tulisan kecil ‘indria’ di dekat pintu rumah. Indria adalah 'alat input' atau sensor kita untuk mendeteksi dunia luar. Dalam hal ini, untuk mencapai tujuan, kita harus mencari masukan dari segala penjuru dan mengkaji dengan pemikiran konsep perubahan yang ingin dicapai.
6. Di areal keenam, buatlah sepasang muda mudi duduk berhadapan di malam hari dengan bulan sabitnya, dan tangan pemuda menyentuh tangan pemudi. Buat tulisan ‘phassa’ di dekat tangan pemuda. Ini menggambarkan bahwa panca indra melakukan kontak dengan objek objek yang bersesuaian. 
7. Di areal ketujuh, gambarlah wajah dengan ekspresi suka, lalu duka dan biasa. Ini melambangkan tentang perasaan yang terjadi setelah adanya kontak. Apakah positif, negatif atau biasa saja. Tulis vedana dekat salah satu wajah itu. 
8. Di areal kedelapan, gambarlah suasana malam hari, dimana seseorang masih makan banyak dan meminum minuman keras. Beri tulisan kecil ‘tanha’ di dekat minuman keras.  Ini menggambarkan nafsu yang membuat seseorang lupa daratan.
9. Di areal kesembilan, gambarlah seorang wanita yang sedang memetik buah-buahan, walau keranjang terisi penuh buah, namun ia tetap bernafsu memetik sehingga berceceranlah buah di sekitar keranjang. Tulis 'upadana' di dekat si wanita. Gambar ini melambangkan kemelekatan. Keinginan untuk melakukan sesuatu secara terus menerus.
10. Di areal kesepuluh, gambarkanlah seorang wanita hamil. Tulis 'bhawa' di perut wanita hamil. Ini merupakan perlambang bahwa akibat keinginan yang terus menerus, maka akan dimulai proses untuk terjadi nya sesuatu.
11. Di areal kesebelas, gambarkanlah seorang wanita yang sedang mengalami proses melahirkan. Tulis 'jati' di bayi yang sedang keluar dari rahim si wanita.  Ini melambangkan terbentuk suatu produk hasil perubahan.
12. Di areal kedua belas, gambarkanlah seorang tua renta yang sedang berjalan dan seonggok mayat yang terbujur kaku. Tulis ‘jara’ di orang tua, dan ‘merana’ di mayat. Gambar ini melambangkan proses penuaan dan kematian yang akan menimpa setiap wujud yang dilahirkan. 

Renungkanlah areal-areal yang telah engkau gambar. Semoga mendapat hikmah dari topik-topik di atas.

Semoga ada waktu luang untuk menyelesaikannya.

#006 Selamat Ulang Tahun

Putriku, hari ini aku terbangun tatkala mentari belum bersinar, namun rembulan telah redup berhenti bercahya.  Terbangun untuk sekadar mengucapkan selamat hari ulang tahun untukmu.

Masih terngiang, jerit tangismu saat lahir menyongsong dunia, dua puluh tahun lalu. Betapa waktu telah berlalu dan hilang entah kemana, tak pernah kembali.

Ku hanya bisa memanjatkan doa, semoga panjang umur dan bahagia. Tiada asa yang bisa kurangkai, selain harapan agar kedewasaan mengantarmu ke gerbang sukses masa depan.

Ketika suka mulut tertawa, duka datang, mata kan berkaca, dalam waktu engkau akan melangkah setapak demi setapak. Walau jatuh bangun tetaplah tegar, demi masa depan, demi kesejahteraan, dan demi kebahagiaan, tekunlah untuk berjuang.

Sekali lagi, selamat ulang tahun anakku, matangkan langkah-langkahmu menuju arah yang lebih baik.

Semoga Tuhan memberkati keluarga kita, agar tetap bisa bersama, dikala suka dan duka.