Minggu, 18 Maret 2018

#010 siMANTRA


PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STRATEGIK
UNTUK PROGRAM STUDI (siMANTRA Prodi)

TUJUAN
Program studi dilingkungan sebuah Fakultas di Perguran Tinggi biasanya memerlukan sistem manajemen strategis untuk membantu dalam perencanaan agar fokus dalam mengelola strategi yang diterapkan. Balanced Scorecard adalah salah satu alat bantu manajemen yang terbukti dapat melipat gandakan kinerja melalui perencanaan yang baik.

Kinerja yang istimewa dan berkelanjutan tersebut dapat dicapai karena visi, misi, tujuan dan strategi dari program studi dapat diterjemahkan menjadi aksi (kegiatan operasional). Rencana strategik dan rencana aksi yang disusun akan memenuhi kriteria komprehensif, koheren, terukur dan berimbang.

Agar penerapan metodologi Balanced Scorecard efektif dan efisien, maka diperlukan sistem berbasis internet yang memiliki fasilitas untuk merancang dan  mensosialisasi / mengkomunikasikan berbagai elemen dasar Balanced Scorecard, serta memudahkan mengeksekusi dengan menyimpan berbagai inisiatif untuk menguji strategi.

Untuk itu kami mengajukan proposal pembuatan perangkat lunak SIMANTRA PRODI yaitu Sistem Informasi Manajemen Strategis untuk Program Studi, yang akan digunakan di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas X.

SUMBER DAYA
Untuk mengembangkan SiMantra Prodi, maka diperlukan pengetahuan, sumber daya dan kewenangan untuk menguji coba sistem di FE. Adapun pengetahuan yang menjadi syarat keberhasilan pengembangan sistem adalah :
  • Tersedianya personil yang memiliki pemahaman terhadap metodologi Balanced Scorecard  yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton
  • Tersedianya personil yang memiliki pemahaman terhadap mekanisme penjaminan mutu program studi yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, terutama mekanisme evaluasi diri dan pembuatan program kerja tahunan.
  • Tersedianya personil yang memiliki pemahaman dalam merancang perangkat lunak berbasis internet dengan menggunakan sistem operasi linux, apache webserver, basis data mysql dan bahasa pemrograman internet PHP.
  • Tersedianya personil yang memiliki pemahaman dan ketrampilan untuk menginput data matriks penilaian borang akreditasi program studi.

Selain personil dengan pengetahuan di atas, diperlukan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak seperti :
  • Server internet yang dapat disewa pertahun (server hosting) dengan kapasitas harddisk 2 GB dan terinstalasi linux, apache, mysql dan php.
  • Alat bantu pemrograman Scriptcase untuk mempercepat pembuatan program internet dalam bahasa PHP.
  • Perangkat lunak ScreenCastify yang berfungsi sebagai alat bantu pembuatan tutorial online 
  • Perangkat laptop, printer laserjet dan ATK lain untuk pembuatan dokumentasi.

Rancangan Simantra Prodi, harus dapat diuji coba di seluruh program studi yang ada Fakultas Ekonomi, dengan melibatkan seluruh civitas academica terkait. Karena itu diperlukan fitur umum untuk mencatat elemen penting balanced scorecard sebagai berikut :
  • Simantra Prodi memiliki fasilitas untuk menginput empat perspektif dasar (keuangan, pelanggan, proses internal dan pembelajaran) dan memiliki fasilitas untuk mengubah nama sesuai pilihan pengguna.
  • Simantra Prodi memungkinkan untuk menginput tujuan strategis untuk disesuaikan dengan setidaknya satu perspektif.
  • Simantra Prodi memiliki fasilitas untuk mencatat berbagai ukuran dan kaitannya dengan minimal satu tujuan tertentu.
  • Simantra Prodi memiliki fasilitas untuk mencatat target dalam jangka waktu tertentu.
  • Simantra Prodi  memungkinkan tujuan dihubungkan dan ditampilkan secara grafis sebagai rangkaian sebab akibat (strategy map). Keterkaitan bisa dengan mudah di ubah atau di edit.
  • Simantra Prodi memungkinkan serangkaian inisiatif strategis dikaitkan dengan setidaknya satu tujuan.

Adapun fitur lengkap dari rancangan Simantra Prodi dapat dilihat di Lampiran proposal ini.

MANFAAT
Sistem Informasi Manajemen Strategis untuk Program Studi di lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas X, jika berhasil dikembangkan akan dapat memberi manfaat sebagai berikut :
  • Pimpinan Program Studi. Pimpinan program studi akan dengan mudah memonitor berbagai elemen penilaian yang dipersyaratkan borang akreditas program studi, dalam hal target dan realitas saat ini. Serta mudah memonitor inisiatif atau program kerja untuk meningkatkan target yang dipersyaratkan.
  • Pimpinan Fakultas. Pimpinan fakultas dapat dengan mudah menyusun perencanaan strategis yang berupa formulasi strategi fakultas, penyusunan peta strategi untuk mencapai tujuan, pembuatan program kerja, penyusunan anggaran kegiatan dan monitoring pelaksanaan program kerja.
  • Pimpinan Universitas. Pimpinan universitas dapat memonitor secara online perencanaan strategis serta kemajuan pelaksanaannya di Fakultas Ekonomi, sehingga prinsip Good University Governance yaitu transparansi, partisipasi dan akuntabilitas kinerja dapat dilaksanakan.
  • Tenaga pendidik, tenaga kependidikan dan peserta didik (mahasiswa) akan mendapatkan manfaat tidak langsung jika manajemen strategis dapat diterapkan dengan baik maka akan terjadi peningkatan kompetensi lulusan, peningkatan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan, serta proses belajar mengajar yang lebih bermutu.

RESIKO DAN PELUANG

Resiko 
  • Kegagalan dalam memahami elemen dasar balanced scorecard dan penerapannya. Antisipasi resiko ini dengan perancangan sistem mengacu pada standar perangkat lunak balanced scorecard yang dikeluarkan oleh Balanced Scorecard Collaborative.
  • Kegagalan dalam memahami standar nasional pendidikan dan instrumen penilaian kinerja yang akan dimasukkan ke dalam sistem. Antisipasi resiko ini dengan mendownload dokumen borang akreditasi dan mempelajari ukuran kinerja yang ada, serta memilih ukuran kinerja yang cocok untuk diterapkan untuk SIMANTRA PRODI.
  • Kegagalan dalam mensosialisasi maksud dan tujuan perangkat lunak, sehingga civitas academica di level program studi enggan untuk menginput data, sehingga tidak didapatkan umpan balik yang cukup terhadap kecocokan perangkat lunak yang dirancang.

Peluang
  • Perangkat lunak Simantra Prodi akan berbeda sekali dengan SAPTO yang dikeluarkan oleh BAN PT. SAPTO bertujuan sebatas pelaporan instrumen akreditasi perguruan tinggi, sedangkan SIMANTRA PRODI adalah software yang merupakan alat bantu manajemen strategis yang menyimpan formulasi strategi, memvisualisasi peta strategi untuk mencapai tujuan, penyusunan program kerja dan memonitor pelaksanaan program kerja untuk mengevaluasi pencapain target kinerja.
  • SIMANTRA PRODI adalah produk yang belum pernah dibuat sebelumnya di Indonesia, sehingga Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta, berpeluang untuk mendaftarkan hak cipta maupun paten dari produk SIMANTRA PRODI.
  • SIMANTRA PRODI mudah dikembangkan jika ingin diterapkan di Fakultas Lain di lingkungan Universitas X, dan tidak menutup kemungkinan untuk diterapkan di berbagai universitas di lingkungan Kopertis Wilayah III.

METODA KERJA
Untuk dapat menghasilkan produk SIMANTRA PRODI sesuai dengan fitur dan manfaat yang diinginkan, maka dilaksanakan aktifitas sebagai berikut :
  • Kick Of Meeting. Pertemuan yang dihadiri oleh personil terkait baik tahap development maupun personil yang terkait saat pilot project. Hasil dari kegiatan ini adalah dokumen rencana pelaksanaan pengembangan SIMANTRA PRODI dapat disetujui oleh stakeholder terkait baik dari sisi lingkup kegiatan, jadwal pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan.
  • Perancangan Umum. Perancang sistem akan mulai mengumpulkan informasi terkait dengan elemen dasar balanced scorecard, mekanisme penjaminan mutu program studi dan institusi, borang akreditasi perguruan tinggi. Hasil dari kegiatan ini adalah rancangan basis data SIMANTRA PRODI dan contoh data sudah tersedia.
  • Perancangan Rinci. Perancang sistem akan membuat rancangan interaksi perangkat lunak dengan pengguna, baik dari sisi menu, otoritas pengguna, form input maupun laporan-laporan yang dikeluarkan. Hasil dari kegiatan ini adalah prototype perangkat lunak SiMANTRA PRODI.
  • Pengembangan. Perancang sistem men-setup server internet yang dilengkapi dengan Operating System Linux, Webserver Apache, Database MySQL dan bahasa pemrograman PHP. Programmer mengembangkan perangkat lunak menggunakan alat bantu Scriptcase sesuai rancangan rinci / prototype yang telah disepakati.
  • Uji Coba. Tim penjaminan mutu FE UNJ, menguji coba pemasukan data, dan mencoba penginputan data, untuk memastikan bahwa perangkat lunak sudah sesuai dengan rancangan rinci yang disetujui.
  • Pelatihan. Pelatihan untuk operator pemasukan data yang ditunjuk untuk setiap program studi dan fakultas.

Untuk melaksanakan kegiatan dari Kick Of Meeting sampai dengan Pelatihan pengguna, diperlukan waktu selama 6 bulan.

BIAYA
Untuk melaksanakan kegiatan ini, maka diperlukan anggaran untuk pos-pos sebagai berikut
  • Pembelian software scriptcase 9 - Rp. 
  • Pembelian software screencastify - Rp. 
  • Penyewaan server hosting selama 1 tahun - Rp. 
  • System Designer & Programmer (6 bulan@7 juta)
  • Ahli Penjaminan Mutu (3 bulan@2.5 juta) - Rp.  
Dengan demikian, perkiraan biaya yang dibutuhkan adalah sebesar Rp. 

PENUTUP
Demikian proposal yang diajukan untuk pengembangan Sistem Informasi Manajemen Strategis untuk Program Studi (SIMANTRA PRODI) yang bertujuan untuk menunjang penelitian Pemanfaatan Metode Balanced Scorecard untuk Meningkatkan Kinerja Program Studi.

Semoga dapat dipertimbangkan untuk disetujui.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

#030 Bhagawad Gita 18

KESEMPURNAAN PELEPASAN IKATAN Arjuna berkata: O Yang berlengan perkasa, hamba ingin mengerti tujuan pelepasan ikatan [tyāga] dan tingkata...